Informativa sulla tutela della privacy e sul trattamento dei dati personali

Aggiornamento: 4 novembre 2024

L’informativa sulla privacy descrive le modalità con cui raccogliamo e utilizziamo le informazioni, che possono comprendere i dati personali forniti dall’interessato. In qualità di Titolare del trattamento adottiamo misure preventive per proteggere i dati personali da perdita, uso improprio, accesso non autorizzato, divulgazione, modifica o distruzione. Abbiamo adottato adeguate misure tecniche e organizzative per proteggere i sistemi informativi nei quali sono conservati i dati personali e richiediamo contrattualmente ai fornitori e ai prestatori di servizi di proteggere tali dati.

La presente informativa definisce inoltre:

le modalità con cui gestiamo i dati dell’interessato
come accedervi e modificarli
chi è il Titolare del trattamento dei dati personali
chi è il responsabile della protezione dei dati e i suoi recapiti
l’elenco o le categorie di destinatari e responsabili del trattamento ai quali possono essere comunicati i dati personali,
le informazioni sull’ambito dei dati che trattiamo sull’interessato
le categorie di finalità per le quali possiamo utilizzare i dati personali
le categorie di basi giuridiche del trattamento
le informazioni sui diritti dell’interessato e sulle modalità per esercitarli.

Recapiti del Titolare del trattamento:

Denominazione della società: Compass Europe s.r.o.

Indirizzo: Poľná 3, 903 01 Senec

Numero di identificazione della società: 35 890 495

Nome del rappresentante legale: Ing. Tibor Mészáros

Nome della persona di contatto: Michal Haverl

Contatti: cellulare: +421 910 903 393

email: haverl@compasspools.eu

URL del sito web: www.compasspools.eu

Definizione dei termini fondamentali

Per trattamento dei dati personali si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni che il Titolare del trattamento, il Responsabile del trattamento o un terzo autorizzato esegue sistematicamente sui dati personali dell’Interessato; si tratta in particolare della raccolta, registrazione su supporti informativi, messa a disposizione, adattamento o modifica, ricerca, utilizzo, trasmissione, diffusione, pubblicazione, conservazione, scambio o combinazione, blocco e distruzione dei dati personali dei clienti.
per consenso dell’interessato si intende qualsiasi manifestazione di volontà seria e libera, specifica, informata e inequivocabile dell’interessato, espressa mediante una dichiarazione o un’azione positiva inequivocabile con la quale l’interessato acconsente al trattamento dei propri dati personali,
per dati genetici si intendono i dati personali relativi alle caratteristiche genetiche ereditarie o acquisite di una persona fisica che forniscono informazioni univoche sulla sua fisiologia o salute e che risultano in particolare dall’analisi di un campione biologico della persona fisica in questione,
per dati biometrici si intendono i dati personali ottenuti da un trattamento tecnico specifico relativi alle caratteristiche fisiche, fisiologiche o comportamentali di una persona fisica, che ne consentono o confermano l’identificazione univoca, come in particolare l’immagine del volto o i dati dattiloscopici,
per dati relativi alla salute si intendono i dati personali riguardanti la salute fisica o mentale di una persona fisica, compresi i dati sulla prestazione di assistenza sanitaria o di servizi connessi, che rivelano informazioni sul suo stato di salute,
per trattamento dei dati personali si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni compiute su dati personali o insiemi di dati personali, in particolare raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione, conservazione, modifica, ricerca, consultazione, utilizzo, comunicazione mediante trasmissione, diffusione o altra forma, riordinamento o combinazione, limitazione, cancellazione, indipendentemente dal fatto che siano eseguite con mezzi automatizzati o non automatizzati,
per profilazione si intende qualsiasi forma di trattamento automatizzato di dati personali consistente nell’utilizzo di tali dati per valutare determinati aspetti o caratteristiche personali di una persona fisica, in particolare per analizzare o prevedere aspetti o caratteristiche dell’interessato relativi al rendimento professionale, alla situazione economica, alla salute, alle preferenze personali, agli interessi, all’affidabilità, al comportamento, all’ubicazione o agli spostamenti,
per pseudonimizzazione si intende il trattamento dei dati personali in modo tale che non possano essere attribuiti a un interessato specifico senza l’utilizzo di informazioni aggiuntive, purché tali informazioni siano conservate separatamente e soggette a misure tecniche e organizzative intese a garantire che i dati personali non possano essere attribuiti a una persona fisica identificata o identificabile,
per registrazione di log si intende la registrazione delle attività dell’utente in un sistema informativo automatizzato
per identificativo online si intende un identificativo fornito da un’applicazione, uno strumento o un protocollo, in particolare indirizzo IP, cookie, credenziali di accesso ai servizi online o identificazione a radiofrequenza, che possono lasciare tracce utilizzabili, soprattutto in combinazione con identificativi univoci o altre informazioni, per creare un profilo dell’interessato e identificarlo,
per sistema informativo si intende qualsiasi insieme organizzato di dati personali accessibili secondo criteri determinati, indipendentemente dal fatto che il sistema sia centralizzato, decentralizzato o distribuito su base funzionale o geografica,
per interessato si intende qualsiasi persona fisica i cui dati personali sono trattati,
per titolare del trattamento si intende chiunque determini, da solo o insieme ad altri, le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali e tratti i dati personali a proprio nome; il titolare o i requisiti specifici per la sua designazione possono essere stabiliti da una normativa speciale o da un trattato internazionale vincolante per la Repubblica Slovacca, qualora tale normativa o trattato stabilisca le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali,
Il Responsabile del trattamento è la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, l’agenzia o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento.
per destinatario si intende chiunque riceva dati personali, indipendentemente dal fatto che sia un terzo; non è considerata destinatario un’autorità pubblica che tratta dati personali sulla base di una normativa speciale o di un trattato internazionale vincolante per la Repubblica Slovacca, conformemente alle norme sulla protezione dei dati personali applicabili alla specifica finalità del trattamento,
per terzo si intende chiunque non sia l’interessato, il titolare del trattamento, il responsabile del trattamento o un’altra persona fisica che tratta dati personali su autorizzazione del titolare o del responsabile del trattamento,
per responsabile della protezione dei dati si intende la persona designata dal titolare o dal responsabile del trattamento che svolge i compiti previsti dal GDPR e dalla legge n. 18/2018 Z. z.,
per unità organizzativa si intende, ad esempio, uno stabilimento con sede permanente in uno Stato membro, autorizzato per iscritto dal titolare o dal responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 27 del GDPR,
per stabilimento principale si intende:
- il luogo dell’amministrazione centrale del titolare del trattamento nell’Unione europea, qualora il titolare abbia stabilimenti in più di uno Stato membro, salvo che le decisioni sulle finalità e sui mezzi del trattamento dei dati personali siano adottate in un altro stabilimento del titolare nell’Unione europea e quest’ultimo abbia il potere di farle applicare; in tal caso, lo stabilimento che ha adottato tali decisioni è considerato lo stabilimento principale,
- il luogo dell’amministrazione centrale del responsabile del trattamento nell’Unione europea, qualora abbia stabilimenti in più di uno Stato membro oppure, se non ha un’amministrazione centrale nell’Unione europea, il suo stabilimento nell’Unione europea in cui si svolgono le principali attività di trattamento nel contesto delle attività dello stabilimento, nella misura in cui il responsabile sia soggetto a obblighi specifici ai sensi del GDPR e della legge n. 18/2018 Z. z.,
per paese terzo si intende un paese che non è uno Stato membro.
per Stato membro si intende uno Stato membro dell’Unione europea o una parte contraente dell’accordo sullo Spazio economico europeo,
per organizzazione internazionale si intende un’organizzazione e i suoi organismi subordinati disciplinati dal diritto internazionale pubblico, oppure qualsiasi altro organismo istituito mediante un accordo tra due o più paesi o sulla base di tale accordo

Ai fini della presente informativa, gli interessati sono:

le persone fisiche con cui abbiamo concluso un contratto nell’ambito della nostra attività e che utilizzano i nostri servizi
i rappresentanti dei clienti, le persone fisiche che rappresentano persone giuridiche, le persone fisiche che costituiscono l’organo statutario di una persona giuridica;
le persone autorizzate del cliente, le persone autorizzate del titolare e i responsabili del trattamento del titolare, i cui dati personali sono trattati dal titolare,
altre persone fisiche i cui dati personali è necessario trattare
gli utenti del nostro sito web;
le persone fisiche che sono entrate in aree monitorate dal nostro sistema di videosorveglianza.

Principi del trattamento dei dati personali:

Nel trattamento dei dati personali degli Interessati, il Titolare del trattamento rispetta e osserva nella massima misura possibile i più elevati standard di protezione dei dati personali, attenendosi in particolare ai seguenti principi:

Principio di limitazione della finalità (articolo 5 par. 1 lett. b) GDPR): i dati personali saranno raccolti solo per finalità determinate, esplicite e legittime e non potranno essere successivamente trattati in modo incompatibile con tali finalità. SAL informa l’interessato della finalità del trattamento dei dati personali prima del loro trattamento.
Principio di minimizzazione dei dati personali (articolo 5 par. 1 lett. c) GDPR): i dati personali saranno trattati in modo che il trattamento sia adeguato, pertinente e limitato a quanto necessario rispetto alla finalità per la quale sono trattati.
Principio di esattezza (articolo 5 par. 1 lett. d) GDPR): i dati personali saranno trattati in modo da essere esatti e, se necessario, aggiornati; occorre adottare misure affinché i dati personali inesatti rispetto alle finalità del trattamento siano cancellati o rettificati senza ingiustificato ritardo. Per garantire il principio di esattezza, nel consenso scritto al trattamento dei dati personali deve essere inserita la seguente formulazione: «L’interessato è tenuto a fornire dati personali veritieri e aggiornati. In caso di modifica dei dati personali, l’interessato è tenuto a comunicarla senza indugio al titolare del trattamento.»

Seguiamo inoltre queste procedure:

Ai dati personali possono accedere soltanto le persone autorizzate della nostra società (i nostri dipendenti) e le persone autorizzate dei nostri responsabili del trattamento.
i dati personali sono trattati conformemente alla normativa applicabile (in particolare al regolamento generale sulla protezione dei dati personali n. 2018/18 Z.z. e al regolamento GDPR), in modo corretto e trasparente
durante il trattamento dei dati personali, il Titolare del trattamento si adopera per proteggere i diritti degli interessati e li rispetta pienamente
i dati personali sono sempre trattati per una finalità stabilita in modo chiaro e comprensibile, con mezzi prestabiliti e secondo modalità prestabilite;
vengono raccolti soltanto i dati personali il cui trattamento risponde alle finalità stabilite (è adeguato, pertinente e necessario per il conseguimento di tali finalità
sono conservati esclusivamente per il periodo necessario rispetto alle finalità del loro trattamento;
Una dichiarazione giuridica contenente il consenso di minori di età inferiore a sedici anni non è valida se non è concordata o successivamente approvata dal rappresentante legale di tali minori.

Il Titolare del trattamento non è responsabile dell’esattezza dei dati forniti dai visitatori dei siti web o dagli ospiti.

Principio di limitazione della conservazione (articolo 5 par. 1 lett. e) GDPR): i dati personali saranno conservati in una forma che consenta l’identificazione dell’interessato non oltre il tempo necessario alla finalità per la quale sono trattati.
Principio di integrità e riservatezza (articolo 5 par. 1 lett. f) GDPR): i dati personali saranno trattati in modo da garantirne un’adeguata sicurezza, compresa la protezione da trattamento non autorizzato, trattamento illecito, perdita accidentale, cancellazione o danneggiamento, mediante misure tecniche o organizzative adeguate.

Come raccogliamo i dati personali

Raccogliamo i dati personali nei seguenti modi:

tramite la compilazione e l’invio del modulo sul nostro sito web
in formato elettronico, tramite posta elettronica
sulla base di una conversazione telefonica
in occasione di una visita personale ai nostri uffici
tramite posta cartacea
tramite un’altra persona che ci ha fornito i dati personali al fine di avviare una possibile collaborazione

Informativa per i dipendenti

Ambito dei dati personali trattati

Dati di contatto – nome, cognome, indirizzo di residenza permanente, indirizzo di residenza temporanea, email e recapiti telefonici privati e di lavoro.

Dati lavorativi – contratto di lavoro, determinazione della retribuzione, inquadramento, mansioni, competenze, valutazione delle prestazioni lavorative, registro delle trasferte, presenze, CV (curriculum vitae), beni affidati, diritti di accesso alle applicazioni, diritti di accesso alle aree protette, registro degli accessi alle aree protette.

Dati personali e familiari – stato civile, data di nascita, dati familiari per l’applicazione delle agevolazioni e degli obblighi fiscali, dati sulla disabilità grave, identificativi come numero personale di nascita, numero della carta d’identità e numero della patente di guida.

Informazioni retributive – coordinate bancarie, richieste di conguaglio annuale, conguaglio annuale, bonus, previdenza nel secondo e nel terzo pilastro.

Finalità:
Il Titolare del trattamento tratta i dati personali dei dipendenti per diverse finalità, sempre soltanto nella misura necessaria e per la finalità specifica:

La gestione dei rapporti di lavoro ha lo scopo di registrare i dati personali dei dipendenti della società e dei lavoratori che svolgono attività sulla base di accordi di lavoro al di fuori di un rapporto di lavoro subordinato, ai fini dell’iscrizione presso l’ente di previdenza sociale e l’assicurazione sanitaria, dell’elaborazione delle retribuzioni, della preparazione della documentazione lavoristica, della corrispondenza, della registrazione dell’istruzione e delle conoscenze acquisite per verificare i requisiti di qualificazione nelle gare e della fruizione dei benefit aziendali.
I dati personali finalizzati alla tutela della salute, del patrimonio e dei diritti patrimoniali della società, dei suoi dipendenti, partner commerciali e visitatori sono utilizzati per gestire gli accessi ai locali e alle applicazioni, con un ambito minimizzato di dati di contatto. La registrazione della posta in entrata e in uscita nei rapporti postali con i dipendenti avviene nella misura necessaria dei dati di contatto.

Basi giuridiche:

Il trattamento dei dati personali deve essere effettuato sulla base di una delle seguenti basi giuridiche:

l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più finalità specifiche;
il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato;
il trattamento dei dati personali è necessario in base a una normativa speciale o a un trattato internazionale vincolante per la Repubblica Slovacca (§ 13 par. 1 lettera c ZoOOÚ)
il trattamento è necessario per salvaguardare gli interessi vitali dell’interessato o di un’altra persona fisica;
il trattamento è necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico
il trattamento è necessario per il perseguimento dei legittimi interessi del titolare del trattamento, salvo che prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l’interessato è un minore.

Ubicazione dei dati:
I dati personali dei dipendenti non vengono trasferiti in paesi terzi e si trovano esclusivamente nell’Unione europea.

Conservazione:
I dati personali sono conservati per il periodo di validità delle finalità, generalmente per la durata del rapporto di lavoro, salvo che la legislazione della Repubblica Slovacca richieda periodi di archiviazione più lunghi, ad esempio per la previdenza pensionistica.

Condivisione dei dati personali (destinatari, responsabili del trattamento, terzi)

La differenza tra il Titolare del trattamento e il Responsabile del trattamento consiste nel fatto che il Titolare stabilisce per il Responsabile la finalità del trattamento dei dati personali. Non viceversa.

La nostra società opera principalmente come Titolare del trattamento, ad esempio nei confronti dei propri dipendenti. Per il nostro funzionamento collaboriamo anche con Responsabili del trattamento che svolgono attività specialistiche (ad esempio la gestione contabile e del personale, la salute e sicurezza sul lavoro, il supporto IT e altro). In qualità di Titolare del trattamento, tuttavia, non operiamo anche nel ruolo di Responsabile del trattamento.

Allo stesso tempo, in qualità di Titolare del trattamento siamo tenuti a collaborare anche con Terzi, che possono essere autorità governative, di polizia o di regolamentazione. Altri Terzi sono, ad esempio, l’ente di previdenza sociale, l’assicurazione sanitaria, la posta, la banca e la società di leasing. Utilizziamo Terzi anche per supportarci nella fornitura dei servizi e aiutarci a fornire, gestire operativamente e amministrare i sistemi IT interni. Si tratta, ad esempio, di fornitori di tecnologie informatiche, di servizi cloud basati sul software come servizio, di gestione delle identità, hosting e gestione dei siti web, analisi dei dati, backup, servizi di sicurezza e servizi di conservazione. I server che fanno funzionare e supportano l’infrastruttura cloud sono situati in data center sicuri in tutto il mondo e i dati personali possono essere conservati in uno qualsiasi di essi.

I dati personali dei dipendenti sono inoltre trattati da responsabili del trattamento e terze parti secondo la tabella seguente:

Informativa per i candidati a un posto di lavoro

Il Titolare del trattamento tratta i dati personali dei candidati a un posto di lavoro

Ambito dei dati personali trattati:

Dati di contatto – nome, cognome, indirizzo di residenza permanente, indirizzo di residenza temporanea, email e recapito telefonico.

Dati lavorativi – curriculum vitae – riepilogo della carriera professionale, delle conoscenze e delle esperienze, dichiarazione di assenza di precedenti penali per alcune posizioni lavorative, referenze.

Informazioni retributive – retribuzione desiderata

Finalità:
Il Titolare del trattamento tratta i dati personali dei candidati a un posto di lavoro per le seguenti finalità:

Acquisire nuovi dipendenti tramite una selezione tra i candidati, valutandone le qualifiche professionali e l’idoneità a svolgere le mansioni della posizione richiesta (soprattutto per ruoli tecnici e specialistici)
Registrare la posta in entrata e in uscita nei rapporti postali con i candidati, nella misura necessaria dei dati di contatto.
I dati personali dei candidati sono trattati esclusivamente dai dipendenti del Titolare del trattamento, informati dei propri obblighi relativi ai dati personali degli interessati, e non vengono comunicati ad alcun destinatario, responsabile del trattamento o terzo.

Base giuridica

Trattiamo i dati dei candidati soltanto per le finalità e nell’ambito della procedura di selezione, conformemente alla normativa. Il trattamento dei dati dei candidati viene effettuato per adempiere ai nostri obblighi contrattuali e alle misure precontrattuali nell’ambito della selezione ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. b GDPR e dell’art. 6 par. 1 lett. f GDPR, oppure del § 13 par. 1 lett. a) e f) della legge n. 18/2018 sulla protezione dei dati personali e successive modifiche.

Il Titolare del trattamento tratta quindi i dati personali dei candidati sulla base giuridica del rapporto precontrattuale tra il futuro datore di lavoro e il candidato, per valutarne l’idoneità a svolgere le mansioni della posizione da coprire.

Ubicazione dei dati

I dati personali dei candidati non vengono trasferiti in paesi terzi e si trovano esclusivamente nell’Unione europea.

Conservazione
I dati personali sono conservati soltanto per il periodo di validità della finalità.

Condizione per partecipare alla procedura di selezione è che il candidato ci fornisca i dati richiesti. Nel modulo online i dati obbligatori sono chiaramente contrassegnati; negli altri casi l’obbligatorietà risulta dalle descrizioni. Questo gruppo di dati comprende soprattutto informazioni sulla persona specifica, indirizzo di corrispondenza e dati di contatto, documenti per la selezione (ad esempio lettera di presentazione, curriculum vitae e relativi attestati). Inoltre, i candidati possono fornirci volontariamente altre informazioni.

Per la partecipazione alla procedura di selezione relativa a una specifica posizione pubblicata non chiediamo ai candidati il consenso al trattamento dei dati personali, perché la finalità è instaurare una collaborazione contrattuale ufficiale e la base giuridica è quindi il rapporto precontrattuale.

Se nell’ambito della procedura di selezione vengono richieste al candidato categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 par. 1, il trattamento avviene conformemente all’art. 9 par. 2 lett. a (ad esempio dati relativi alla salute). Tali dati vengono richiesti soltanto se necessari per svolgere la funzione in questione.

I candidati possono inviarci i propri dati tramite il modulo online sul nostro sito, se disponibile nel caso specifico. I dati vengono inviati in forma cifrata secondo le nostre possibilità tecniche. I candidati possono inviarci i dati anche via email. A questo proposito segnaliamo tuttavia che la comunicazione via email, di per sé, non è cifrata e che la responsabilità della cifratura spetta al mittente. Non possiamo pertanto assumerci alcuna responsabilità per la trasmissione dei dati tra il mittente e il nostro server. Per questo consigliamo di utilizzare preferibilmente il modulo online o l’invio postale. Oltre al modulo online e alla comunicazione via email, esiste infatti anche l’alternativa della consegna tramite posta tradizionale.

In caso di esito positivo della candidatura per la funzione in questione, i dati forniti dal candidato potranno essere ulteriormente trattati da noi per organizzare il rapporto di lavoro. Utilizzeremo come base giuridica una normativa speciale.

In caso contrario, se il candidato non viene selezionato, procederemo alla cancellazione dei dati oppure alla richiesta del suo consenso alla conservazione dei dati personali. I dati del candidato saranno cancellati anche se ritira la propria candidatura, diritto che può esercitare in qualsiasi momento.

Procediamo alla cancellazione, salvo obiezione legittima del candidato, una volta esaurita la finalità del trattamento. Conserviamo i dati soltanto per poter rispondere a eventuali domande aggiuntive sulla selezione e adempiere agli obblighi derivanti dalla normativa sulle pari opportunità. Eventuali ricevute relative al rimborso delle spese di viaggio vengono archiviate conformemente alla normativa fiscale.

Informativa per i clienti

Ambito dei dati personali trattati:

Dati di contatto – nome, cognome, residenza, email e recapito telefonico di lavoro.

Finalità:
Il Titolare del trattamento tratta i dati personali dei clienti per le finalità dei rapporti precontrattuali e contrattuali e del marketing diretto, sempre soltanto nella misura necessaria per tali finalità.

Base giuridica

Il Titolare del trattamento tratta i dati personali dei clienti sulla base giuridica dei rapporti contrattuali e precontrattuali (ordine, contratto d’ opera), di una normativa speciale (obbligo di gestire i reclami) e del legittimo interesse (marketing).

Ubicazione dei dati
I dati personali dei clienti e dei dipendenti dei clienti non vengono trasferiti in paesi terzi e si trovano esclusivamente nell’Unione europea.

Conservazione
I dati personali sono conservati per il periodo di validità della finalità, generalmente per la durata del rapporto contrattuale, salvo che la legislazione della Repubblica Slovacca richieda periodi di archiviazione più lunghi, ad esempio per l’archiviazione dei documenti contabili.

Trattiamo i dati dei nostri membri, sostenitori, interessati ai nostri prodotti e servizi, clienti o altre persone sulla base dell’art. 6 par. 1 lett. b GDPR, qualora adempiamo a obblighi contrattuali nei loro confronti, offriamo loro i nostri prodotti e servizi, abbiamo con loro un rapporto commerciale esistente (ad esempio con i membri), oppure siamo noi stessi destinatari dei loro servizi o del loro sostegno. Negli altri casi trattiamo i dati degli interessati conformemente all’art. 6 par. 1 lett. f GDPR sulla base dei nostri legittimi interessi, ad esempio per attività amministrative o relazioni pubbliche.

I dati così trattati, le modalità, l’ambito, la finalità e la necessità del trattamento sono determinati in base al rispettivo rapporto contrattuale. Comprendono soprattutto i dati identificativi di base delle persone (ad esempio nomi, indirizzi e simili), i dati di contatto (ad esempio indirizzi email, numeri di telefono e simili), i dati contrattuali (ad esempio servizi utilizzati, contenuti e informazioni comunicati, nomi delle persone di contatto) e, nel caso di servizi e prodotti a pagamento, anche i dati di pagamento (ad esempio coordinate bancarie, cronologia dei pagamenti e simili).

Procediamo alla cancellazione di questi dati nel momento in cui la loro conservazione non è più necessaria per adempiere ai nostri obblighi statutari e commerciali. Lo determiniamo in base alla natura dei rispettivi compiti e rapporti contrattuali. Nel caso di dati relativi a obblighi commerciali, conserviamo i dati finché possono ancora essere rilevanti per l’adempimento di tali obblighi, nonché in relazione a obblighi di garanzia o altri obblighi comparabili. Verifichiamo la necessità della conservazione ogni tre anni; negli altri casi si applicano i periodi di conservazione stabiliti dalla legge.

Informativa per i fornitori

Ambito dei dati personali trattati

Dati di contatto – nome, cognome, indirizzo del datore di lavoro, email di lavoro e recapito telefonico di lavoro, dati bancari.

Finalità
Il Titolare del trattamento tratta i dati personali dei fornitori e dei dipendenti dei fornitori per le finalità dei rapporti precontrattuali e contrattuali, sempre soltanto nella misura necessaria per tali finalità.

Ubicazione dei dati

I dati personali dei fornitori e dei dipendenti dei fornitori non vengono trasferiti in paesi terzi e si trovano esclusivamente nell’Unione europea.

Base giuridica

Il Titolare del trattamento tratta i dati personali dei fornitori e dei dipendenti dei fornitori sulla base giuridica dei rapporti contrattuali e precontrattuali.

Riferimenti e link

Il sito web del Titolare del trattamento può contenere link a siti non gestiti dal Titolare e riportati soltanto per informare i visitatori. Il Titolare non ha alcuna influenza sul contenuto e sulla sicurezza dei siti gestiti da società partner e non ne è quindi responsabile. Prima di fornire qualsiasi dato su tali siti, si invita a leggere l’informativa sulla protezione dei dati e le istruzioni sulla gestione dei dati dei siti visitati.

Utilizzo del trattamento automatizzato dei dati personali

Il trattamento automatizzato è un trattamento di dati personali effettuato utilizzando esclusivamente sistemi informativi automatici, ad esempio applicazioni IT, software e simili. Informiamo che, nell’ambito della fornitura dei nostri servizi, non utilizziamo la cosiddetta profilazione, ossia il trattamento automatizzato.

Valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (articolo 35 GDPR)

La valutazione d’impatto sulla protezione dei dati è richiesta in particolare nei casi di:

valutazione sistematica ed estesa di aspetti personali relativi a persone fisiche, basata su un trattamento automatizzato, compresa la profilazione, sulla quale si fondano decisioni che producono effetti giuridici sulla persona fisica o incidono in modo analogo significativamente su di essa;
trattamento su larga scala di categorie particolari di dati ai sensi dell’articolo 9 par. 1 o di dati personali relativi a condanne penali e reati ai sensi dell’articolo 10, oppure
sorveglianza sistematica su larga scala di luoghi accessibili al pubblico.

Le nostre attività di trattamento non comprendono i casi sopra indicati né casi analoghi e, per questo motivo, non è necessario effettuare una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati personali.

Considerando le nostre attività di trattamento, il tipo di trattamento, le tecnologie utilizzate e tenuto conto della natura, dell’ambito, del contesto e delle finalità, tale trattamento non comporterà un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche; pertanto, prima del trattamento, il titolare non ha l’obbligo di effettuare una valutazione d’impatto delle operazioni di trattamento previste sulla protezione dei dati personali.

Monitoraggio mediante sistema di videosorveglianza

In presenza di una situazione reale, rischiosa e pericolosa, la finalità di proteggere il patrimonio da effrazioni, furti o vandalismo può rappresentare un legittimo interesse per effettuare il monitoraggio. Il legittimo interesse deve quindi esistere realmente ed essere attuale (ossia non deve essere fittizio o ipotetico).

In qualità di Titolare del trattamento abbiamo utilizzato questa possibilità e monitoriamo le nostre sedi tramite un sistema di videosorveglianza per la finalità sopra indicata e sulla base giuridica prevista dal regolamento GDPR e dalle direttive interne. Il test di proporzionalità effettuato ha valutato i rischi e l’ intensità dell’interferenza nei diritti e nelle libertà dell’interessato come trascurabili.

Amministrazione, contabilità, organizzazione, gestione dei contatti

Trattiamo i dati nell’ambito dell’amministrazione e dell’organizzazione della nostra società, della tenuta della contabilità e dell’adempimento degli obblighi di legge, come l’archiviazione. In questi ambiti trattiamo gli stessi dati utilizzati per adempiere ai nostri obblighi contrattuali. La base giuridica del trattamento è l’art. 6 par. 1 lett. c GDPR e l’art. 6 par. 1 lett. f GDPR. Gli interessati sono in questo caso i clienti, gli interessati ai nostri prodotti e servizi, i partner commerciali e i visitatori del nostro sito.

La finalità del trattamento e il nostro legittimo interesse consistono nell’amministrazione, nella contabilità, nell’organizzazione aziendale e nell’archiviazione dei dati, ossia attività che servono a mantenere le nostre attività commerciali, adempiere ai nostri compiti e fornire servizi. I principi di cancellazione dei dati trattati in relazione alle attività sopra elencate coincidono con quelli relativi all’adempimento degli obblighi contrattuali e alla comunicazione contrattuale.

Trasmettiamo o comunichiamo i dati all’amministrazione finanziaria, ai consulenti finanziari (ad esempio consulenti fiscali o analisti economici) e ad altri fornitori di servizi di fatturazione e pagamento.

Inoltre, sulla base dei nostri interessi economico-aziendali, conserviamo dati sui fornitori, sugli organizzatori e su altri partner commerciali, ad esempio per contattarli successivamente. Questi dati, per lo più riferiti all’attività della nostra impresa, vengono di norma conservati a lungo termine.

Registrazione per la creazione di un account utente

Gli utenti possono creare un account sul nostro sito. Durante il processo di registrazione, i dati obbligatori sono chiaramente contrassegnati. Trattiamo i dati inseriti conformemente all’art. 6 par. 1 lett. b GDPR per fornire il servizio di account utente. I dati trattati comprendono soprattutto le credenziali di accesso (nome, password, ma anche indirizzo email). I dati inseriti durante la registrazione vengono utilizzati per gestire e creare l’account utente.

Gli utenti possono essere informati via email di modifiche rilevanti per l’utilizzo del proprio account (ad esempio modifiche tecniche). Quando l’account viene chiuso, tutti i dati correlati saranno cancellati, salvo che siano soggetti a un periodo di conservazione obbligatorio per legge. L’utente è responsabile di conservare i propri dati in caso di chiusura dell’account prima della conclusione del rapporto contrattuale. La nostra società ha il diritto di cancellare irreversibilmente tutti i dati dell’utente memorizzati durante il rapporto contrattuale.

Nell’utilizzo delle funzioni di registrazione e accesso all’account e durante l’utilizzo dell’account stesso, conserviamo l’indirizzo IP utilizzato e la data e l’ora delle operazioni eseguite. La conservazione avviene sulla base dei nostri legittimi interessi e degli interessi dell’utente alla protezione da abusi e da qualsiasi utilizzo non autorizzato. Di norma non comunichiamo questi dati a terzi, salvo che sia necessario per far valere i nostri diritti o che siamo obbligati da disposizioni di legge ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. c GDPR. Gli indirizzi IP utilizzati saranno anonimizzati o cancellati al più tardi dopo sette giorni.

Presa di contatto con finalità commerciali

In caso di contatto con la nostra società, ad esempio tramite modulo di contatto, email, telefono o social network, trattiamo i dati dell’utente per elaborare e gestire la relativa richiesta conformemente all’art. 6 par. 1 lett. b GDPR (esecuzione del contratto). I dati dell’utente possono essere conservati in un database interno. Procediamo alla cancellazione della richiesta quando la sua conservazione non è più necessaria. Verifichiamo la fondatezza della conservazione ogni due anni; negli altri casi si applicano i periodi di archiviazione prescritti dalla legge.

Newsletter

Nelle righe seguenti informiamo sui contenuti delle nostre newsletter, sull’iscrizione, sull’invio e sul processo di valutazione statistica, nonché sulle possibilità di opposizione.

Double opt-In e registrazione: L’iscrizione alle nostre newsletter avviene tramite il cosiddetto processo Double opt-In. Ciò significa che, dopo l’iscrizione, viene inviata un’email con la richiesta di confermare la decisione. È una misura di sicurezza necessaria per impedire che altre persone si iscrivano utilizzando l’indirizzo altrui. Ogni iscrizione alle newsletter viene registrata per poter dimostrare successivamente che il processo è avvenuto conformemente alla legge. La registrazione comprende la data e l’ora dell’iscrizione e della sua conferma, nonché l’indirizzo IP utilizzato. Vengono registrate anche tutte le modifiche dei dati presso il fornitore del servizio pubblicitario in questione.

Dati di iscrizione: Per iscriversi alle newsletter è sufficiente inserire il proprio indirizzo email. Il nome è un dato facoltativo che ci permette di scegliere la forma di saluto corretta.

L’invio delle newsletter e le relative misurazioni e statistiche avvengono sulla base del consenso del destinatario ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. a GDPR e dell’art. 7 GDPR, oppure del § 7 par. 2 n. 3 della legge sulle pratiche di concorrenza sleale. Se il consenso del destinatario non è necessario, inviamo le newsletter sulla base dei nostri legittimi interessi al marketing diretto ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. f GDPR, oppure del §4 par.6 della legge n. 22/2004 Z. z. sul commercio elettronico, secondo cui il gestore non può inviare informazioni di comunicazione commerciale via email se il destinatario del servizio non le ha richieste in anticipo. Inoltre, ai sensi del §3 par. 7 della legge n. 147/2001 Z. z. sulla pubblicità, non è consentito diffondere pubblicità tramite sistemi di chiamata telefonica automatizzati, telefax ed email senza il consenso preventivo dell’utente, ossia del destinatario della pubblicità; ai sensi del § 62 par.2 della legge n. 351/2011 Z. z. sulle comunicazioni elettroniche, le chiamate o l’utilizzo dell’email per finalità di marketing diretto sono consentiti soltanto con il consenso preventivo del destinatario. Il consenso deve essere dimostrabile e può essere revocato in qualsiasi momento. Un’eccezione è prevista dal § 62 par.3 della legge n. 351/2011 Z. z., secondo cui il consenso preventivo del destinatario dell’email non è richiesto in caso di marketing diretto di propri prodotti e servizi simili, quando i recapiti del destinatario per l’invio dell’email sono stati acquisiti in relazione alla vendita di prodotti o servizi.

Iscrivendosi alle nostre newsletter come potenziale cliente senza un precedente rapporto giuridico con noi, si esprime quindi il consenso al loro invio e al processo descritto di seguito.

Iscrivendosi alle nostre newsletter come nostro cliente contrattuale non viene richiesto il consenso, perché la base giuridica è il nostro Legittimo interesse a informare su prodotti e servizi relativi al prodotto o servizio acquistato presso di noi in passato.

La registrazione del processo di iscrizione avviene sulla base dei nostri legittimi interessi ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. f GDPR (legittimo interesse). Il nostro interesse è sviluppare un sistema di invio delle newsletter sicuro e orientato al cliente, che serva sia i nostri interessi commerciali sia le esigenze degli utenti e ci consenta di dimostrare successivamente il consenso prestato dall’utente.

Cancellazione / revoca delle newsletter: È possibile interrompere in qualsiasi momento l’invio delle nostre newsletter, ossia revocare il consenso. Il link per annullare l’invio si trova alla fine di ogni newsletter. Abbiamo il diritto di conservare gli indirizzi email memorizzati per un periodo di tre anni sulla base del nostro legittimo interesse, per dimostrare il consenso precedentemente prestato. Trascorso tale periodo saranno cancellati. Il trattamento dei dati così conservati è limitato esclusivamente alla difesa dei nostri legittimi diritti. È possibile presentare in qualsiasi momento una richiesta individuale di cancellazione, purché il richiedente alleghi la conferma del consenso prestato in precedenza.

Trattiamo le newsletter sulla base delle seguenti basi giuridiche:

Hosting e invio di email

In questo contesto, la nostra società o i nostri fornitori di hosting trattano dati identificativi, di contatto, di contenuto, contrattuali, di utilizzo, metadati e dati di comunicazione dei nostri clienti, degli interessati ai nostri prodotti e servizi e dei visitatori del sito, sulla base dei nostri legittimi interessi a fornire servizi online efficienti e sicuri ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. f GDPR oppure dell’art. 28 GDPR (stipula di un contratto di nomina a responsabile del trattamento dei dati personali).

Cookie

Qualora si proceda all’ utilizzo di cookie, il consenso preventivo degli utenti sarà richiesto in base alla finalità del cookie. Esistono diversi tipi di cookie che il titolare può utilizzare sul proprio sito web.

In alto Cookie che non richiedono consenso:

Cookie utilizzati esclusivamente per la trasmissione di una comunicazione, come quelli che consentono di elaborare le richieste di un server web all’interno di un gruppo di dispositivi invece di indirizzarle a un solo dispositivo (bilanciamento del carico).
Cookie strettamente necessari a fornire un servizio online espressamente richiesto dalla persona, ad esempio cookie di inserimento dell’utente (quando si chiede agli utenti di compilare un modulo online o quando i clienti acquistano prodotti sul sito inserendoli nel carrello) oppure cookie di autenticazione (per autenticare gli utenti che accedono al sito per utilizzare servizi online, come l’accesso al conto bancario).In alto

Cookie che richiedono consenso:

Alcuni cookie richiedono il consenso degli utenti prima di poter essere utilizzati per raccogliere dati. Ciò significa che i cookie non possono essere impostati alla prima apertura del sito. Il titolare può impostare il cookie e utilizzare le informazioni raccolte tramite esso soltanto dopo aver ottenuto il consenso dell’utente. Si tratta, ad esempio, di:

cookie persistenti per i componenti aggiuntivi dei social network (ad esempio quelli utilizzati per pubblicità comportamentale, analisi o ricerche di mercato),
cookie di terze parti utilizzati per la pubblicità comportamentale.

Sul nostro sito trattiamo i seguenti cookie:

Google Tag Manager

Google Tag Manager è uno strumento che ci permette di gestire i cosiddetti tag del sito e quindi di collegare i nostri servizi online ai servizi di marketing Google, come Google Analytics. Il compito dello strumento Tag Manager è implementare i tag utilizzati e, pertanto, non tratta dati degli utenti. Per quanto riguarda il trattamento dei dati personali nell’ambito dei servizi Google, rimandiamo alla seguente fonte. Norme di utilizzo: www.google.com/intl/de/tagmanager/use-policy

Google Analytics

Sulla base dei nostri legittimi interessi, ossia l’interesse all’analisi, all’ottimizzazione e alla gestione economica dei nostri servizi online ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. f GDPR, utilizziamo Google Analytics, un servizio di analisi web di Google LLC (Google). Google utilizza cookie. Le informazioni sull’utilizzo dei servizi online ottenute tramite cookie vengono di norma trasmesse a un server Google negli USA e lì conservate. Google è certificata nell’ambito dell’accordo Privacy shield, garantendo così il rispetto dei principi europei di protezione dei dati personali:

https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI&status=Active)

Google tratterà queste informazioni su nostra richiesta per valutare l’utilizzo dei nostri servizi online, redigere rapporti sulle attività svolte nell’ambito di tali servizi e fornire ulteriori servizi connessi all’utilizzo dei nostri servizi online e del sito. Dai dati trattati possono essere creati profili utente pseudonimizzati dei nostri utenti. Utilizziamo Google Analytics soltanto con l’anonimizzazione degli indirizzi IP attivata. Ciò significa che l’abbreviazione degli indirizzi IP degli utenti avviene negli Stati membri dell’UE o negli Stati del SEE. Soltanto in casi eccezionali vengono trasmessi ai server Google negli USA indirizzi IP completi, che vengono abbreviati solo lì. Google non associa gli indirizzi IP provenienti dal browser dell’utente ad altri dati.

Gli utenti possono impedire la memorizzazione dei cookie configurando adeguatamente il browser. Possono inoltre impedire a Google di analizzare e trattare i dati dei cookie relativi all’utilizzo dei nostri servizi online. È sufficiente scaricare e installare nel browser il seguente plugin:

tools.google.com/dlpage/gaoptout

Ulteriori informazioni sul trattamento dei dati da parte di Google, sulle possibilità di configurazione del browser e sull’opposizione sono disponibili nell’informativa sulla privacy di Google: policies.google.com/technologies/ads

Nonché nelle impostazioni degli annunci di Google: adssettings.google.com/authenticated

I dati personali degli utenti saranno cancellati o anonimizzati dopo 14 mesi.

Google Universal Analytics

Nell’ambito di Google Analytics utilizziamo la funzione Universal Analytics, che ci consente di analizzare il comportamento degli utenti sulla base di un’identità pseudonimizzata. In questo modo è possibile creare profili utente pseudonimizzati utilizzando informazioni provenienti da diversi dispositivi (il cosiddetto Cross device tracking).

Creazione di gruppi di destinatari con Google Analytics

Utilizziamo Google Analytics affinché, negli annunci di Google e delle sue società partner, la pubblicità dei nostri servizi venga mostrata soltanto agli utenti che hanno manifestato interesse per i nostri servizi online o che presentano determinate caratteristiche (ad esempio interesse per certi argomenti o prodotti). Tali caratteristiche vengono determinate tramite informazioni sui siti visitati e comunicate a Google nell’ambito del cosiddetto remarketing o Google Analytics Audiences. Con i remarketing audiences vogliamo anche assicurarci che la pubblicità della nostra società corrisponda ai potenziali interessi degli utenti. Sulla base dei nostri legittimi interessi, ossia l’interesse all’analisi, all’ottimizzazione e alla gestione economica dei nostri servizi online ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. f GDPR, utilizziamo i servizi della società:

Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA (Google).

Google è certificata in base all’accordo Privacy shield, garantendo così il rispetto dei principi di protezione dei dati personali in vigore in Europa:

https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI&status=Active

Utilizziamo la funzione di marketing online Google AdWords per inserire la nostra pubblicità nella rete Google (ad esempio nei risultati di ricerca, nei video, sui siti e simili). L’obiettivo è mostrare la pubblicità agli utenti che potrebbero esserne interessati. Ciò ci consente di mostrare annunci sui nostri servizi online e al loro interno in modo più mirato, affinché corrispondano soltanto ai potenziali interessi degli utenti. Se, ad esempio, a un utente vengono mostrati annunci di prodotti per i quali ha manifestato interesse su un altro sito, si parla del cosiddetto remarketing. A tal fine, al caricamento del nostro sito e di altri siti in cui funziona la rete pubblicitaria Google, viene attivato uno specifico codice Google e nel contenuto della pagina vengono integrati i cosiddetti tag di remarketing (elementi grafici o codici invisibili, detti anche Web Beacons). Tramite questi viene memorizzato sul dispositivo un cookie (un file di piccole dimensioni). In questo file vengono conservate informazioni sulle pagine visitate dall’utente, sui contenuti che lo hanno interessato e sulle offerte su cui ha cliccato. Si memorizzano inoltre informazioni tecniche sul browser e sul sistema operativo, sulla pagina di provenienza, sull’orario della visita e altri dati connessi all’utilizzo del servizio online.

Al posto dei cookie possono essere utilizzate anche altre tecnologie comparabili.

Riceviamo inoltre un cosiddetto cookie di conversione. Le informazioni raccolte tramite cookie consentono a Google di preparare per noi statistiche sulle conversioni. Da queste apprendiamo tuttavia soltanto il numero anonimizzato degli utenti che hanno complessivamente cliccato sulla nostra pubblicità raggiungendo la pagina contrassegnata con il cosiddetto conversion-tracking-tag. Non riceviamo informazioni che consentano di identificare utenti specifici. I dati degli utenti vengono trattati nella rete pubblicitaria Google in forma pseudonimizzata: Google non conserva e non tratta, ad esempio, nomi o indirizzi email degli utenti, ma i dati rilevanti dei cookie nell’ambito di profili utente pseudonimi. Ciò significa che, dal punto di vista di Google, non vengono trattati e visualizzati dati di una persona specifica, ma del titolare del cookie, indipendentemente da chi sia. Questo non vale se l’utente concede espressamente a Google il diritto di trattare i suoi dati senza pseudonimizzazione. Le informazioni raccolte sull’utente vengono comunicate a Google e conservate sui suoi server negli USA.

Facebook Pixel, Custom Audiences e Facebook Conversionk

Nell’ambito dei nostri servizi online e sulla base e per il perseguimento dei nostri legittimi interessi all’analisi, all’ottimizzazione e alla gestione economica dei servizi online, utilizziamo la funzione Facebook Pixel del social network Facebook, gestito dalla società:

Facebook Inc., 1 Hacker Way, Menlo Park, CA 94025, USA,

oppure, nel caso dell’UE:

Facebook Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irlanda (di seguito Facebook).

Facebook possiede la certificazione Privacy shield, garantendo così il rispetto dei principi europei di protezione dei dati personali.

https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000GnywAAC&status=Active

La funzione Facebook Pixel consente a Facebook di identificare i visitatori dei nostri servizi online come gruppo di destinatari per la visualizzazione di pubblicità (i cosiddetti Facebook ads). Per questo utilizziamo Facebook Pixel affinché i Facebook ads da noi pagati vengano mostrati soltanto agli utenti Facebook che hanno manifestato interesse per i nostri servizi online o che, sulla base delle pagine visitate, presentano determinate caratteristiche (ad esempio interesse per certi argomenti o prodotti). Comunichiamo queste informazioni a Facebook nell’ambito dei cosiddetti Custom Audiences.

Con la funzione Facebook Pixels cerchiamo inoltre di garantire che le nostre inserzioni su Facebook corrispondano ai potenziali interessi degli utenti e non risultino invasive. Questa funzione ci consente anche di valutare l’utilità delle inserzioni su Facebook per finalità statistiche e di analisi di mercato. Grazie alla cosiddetta conversione possiamo infatti determinare se un utente, dopo aver cliccato sulla nostra inserzione su Facebook, ha visitato il sito della nostra azienda. Il trattamento dei dati da parte di Facebook è disciplinato dalla sua normativa sull’utilizzo dei dati personali. Informazioni generali sulla visualizzazione delle inserzioni su Facebook sono disponibili anche nella suddetta normativa: www.facebook.com/policy. Ulteriori informazioni sulla funzione Facebook Pixel e sul suo funzionamento sono disponibili nella sezione Assistenza di Facebook:

www.facebook.com/business/help/651294705016616.

Avete il diritto di opporvi alla raccolta dei vostri dati mediante la funzione Facebook Pixel e al loro trattamento nell’ambito della visualizzazione di inserzioni su Facebook. Per impostare i tipi di inserzioni che vi saranno mostrate su Facebook, visitate la seguente pagina predisposta da Facebook e seguite le istruzioni sulle preferenze relative alle inserzioni: www.facebook.com/settings.

Le impostazioni non sono legate a una piattaforma specifica, ovvero si applicano indipendentemente dall’utilizzo di un computer desktop o di un dispositivo mobile. È possibile impedire la memorizzazione dei Cookies utilizzati per finalità statistiche e pubblicitarie disattivandola tramite il sito dell’iniziativa pubblicitaria sui social network: http://optout.networkadvertising.org/

oppure tramite il sito statunitense: http://www.aboutads.info/choices

o quello europeo: http://www.youronlinechoices.com/uk/your-ad-choices

Presenza online sui social media

Presentiamo la nostra azienda online attraverso social network e piattaforme, comunicando attivamente con clienti, interessati e utenti e informandoli sui nostri servizi. Nell’utilizzo dei singoli social network e delle piattaforme si applicano le condizioni commerciali e le politiche di trattamento dei dati personali del rispettivo gestore. Salvo diversa indicazione nella presente informativa sulla protezione dei dati personali, trattiamo i dati degli utenti che comunicano con la nostra azienda su social network e piattaforme (ad esempio, pubblicando contributi sulle nostre pagine online o inviandoci messaggi).

Cancellazione dei dati

In conformità all’art. 17 GDPR e all’art. 18 GDPR, provvediamo alla cancellazione dei dati da noi trattati oppure alla limitazione del loro trattamento. Salvo diversa indicazione nella presente informativa sulla protezione dei dati personali, cancelliamo i dati conservati non appena viene meno il motivo della loro conservazione e non sussistono disposizioni di legge che ne impongano la conservazione.

Qualora i dati non siano cancellati perché la loro conservazione è necessaria per un altro motivo legittimo, il loro trattamento sarà limitato: i dati saranno bloccati e non potranno essere trattati per altre finalità. Questo vale, ad esempio, per i dati la cui conservazione è prescritta dal diritto commerciale o tributario.

Alcuni esempi di casi in cui il diritto dell’interessato alla cancellazione è limitato da una normativa specifica:

La legge n. 431/2002 Z. z. sulla contabilità, e successive modifiche, definisce diversi termini di conservazione dei singoli documenti contabili. Il bilancio d’esercizio, i prospetti di dati selezionati dei bilanci e la relazione annuale sono conservati per dieci anni successivi all’anno cui si riferiscono. Occorre inoltre rispettare la legge 395/2002 Z. z. sugli archivi e sui registri e sull’integrazione di alcune leggi (di seguito legge sugli archivi e sui registri), come modificata dalla legge n. 515/2003 Z. z. I documenti contabili, i libri contabili, gli elenchi dei libri contabili, gli elenchi dei codici numerici o di altri simboli e abbreviazioni utilizzati nella contabilità, il piano di ammortamento, gli inventari, i verbali di inventario e il piano dei conti sono conservati per dieci anni successivi all’anno cui si riferiscono. È inoltre garantita la conformità al codice tributario e i documenti saranno disponibili fino all’estinzione del diritto di accertamento dell’imposta. La legge 222/2004 sull’imposta sul valore aggiunto, e successive modifiche, richiede anch’essa la conservazione delle fatture per 10 anni. Tale obbligo non riguarda soltanto i nuovi documenti successivi al 1.1.2018. Il nuovo termine decennale di conservazione si applica anche alle registrazioni relative alle modalità e alla forma di tenuta della contabilità (software, supporti informativi su CD ecc.).

Il termine di conservazione dei documenti necessari a determinare correttamente la base contributiva e l’importo degli acconti e dei contributi per l’assicurazione sanitaria, di malattia, pensionistica e contro la disoccupazione può essere ricavato dal diritto di accertare o riscuotere i contributi, stabilito dalle singole leggi come indicato nel seguente prospetto:

10 anni successivi all’anno cui si riferiscono: vari documenti contabili, libri contabili, piano di ammortamento, inventari, verbali di inventario
5 anni successivi all’anno cui si riferiscono: documenti fiscali
10 anni successivi all’anno cui si riferiscono: prospetti paga e altra documentazione retributiva
10 anni successivi all’anno cui si riferiscono: schede retributive annuali
Almeno 20 anni successivi all’anno cui si riferiscono: fascicoli personali

Avvertenza: L’archiviazione dei documenti contabili e dei documenti correlati è richiesta non soltanto dalla legge sulla contabilità: nell’archiviazione, l’unità contabile deve rispettare anche la legge n. 395/2002 Z. z. sugli archivi e sui registri, e successive modifiche. L’archiviazione di diversi documenti è disciplinata anche da altre leggi, ad esempio quelle sull’IVA, sulla previdenza sociale e sull’assicurazione sanitaria. Se un’altra disposizione prevede termini di archiviazione più lunghi, deve essere applicato il termine più lungo.

Raccolta di dati presso terzi

In situazioni particolari di trattamento lecito dei dati personali (§ 78 par. 2 e par. 6 della legge 18/2018 Z.z. sulla protezione dei dati personali)

In qualità di Titolare possiamo trattare dati personali senza il consenso dell’interessato anche quando il trattamento è necessario per informare il pubblico attraverso i mezzi di comunicazione di massa e viene effettuato da un titolare il cui oggetto di attività lo prevede. Ciò non si applica se, trattando dati personali per tale finalità, il titolare viola il diritto dell’interessato alla tutela della personalità o della vita privata, oppure se tale trattamento senza consenso è escluso da una disposizione speciale o da un trattato internazionale vincolante per la Repubblica Slovacca.

I dati personali dell’interessato possono essere raccolti presso un’altra persona fisica e trattati in un sistema informativo soltanto con il previo consenso scritto dell’interessato. Ciò non si applica se, fornendo i dati personali dell’interessato al sistema informativo, l’altra persona fisica tutela i propri diritti o interessi giuridicamente protetti oppure comunica circostanze che giustificano l’attribuzione di una responsabilità giuridica all’interessato.

Trasferimento internazionale di dati personali all’interno dell’UE e al di fuori dell’UE

I vostri dati personali sono trattati esclusivamente nel territorio della Repubblica Slovacca e non sono trasferiti in altri Stati all’interno o al di fuori dell’Unione europea.

Nota: i trasferimenti transfrontalieri (non effettuati da noi) possono includere anche paesi al di fuori dell’Unione europea («UE») e paesi che non dispongono di leggi che garantiscano una protezione specifica dei dati personali. Se effettuassimo trasferimenti di dati personali al di fuori dell’UE, avverrebbero in modo lecito e con una protezione adeguata ai sensi del regolamento GDPR. I trasferimenti avverrebbero in base a un contratto che soddisfi i requisiti dell’UE per il trasferimento di dati personali al di fuori del SEE, come le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea, oppure in presenza di una decisione di adeguatezza, elenco:

https://dataprotection.gov.sk/uoou/sk/content/prenos-do-krajin-zarucujucich-primeranu-uroven-ochrany

Nel caso in cui non esista una decisione di adeguatezza, il titolare (o il responsabile del trattamento) utilizza almeno una delle misure di sicurezza, che includono ad es.:

Consenso esplicito dell’interessato
Uno strumento giuridicamente vincolante ed esecutivo stabilito dalle autorità pubbliche.
Norme vincolanti d’impresa
clausole contrattuali standard di protezione dei dati personali adottate dalla Commissione secondo la procedura d’esame prevista dal GDPR. Clausole contrattuali standard di protezione dei dati personali adottate da un’autorità di controllo e approvate dalla Commissione secondo la procedura d’esame prevista dal GDPR
Un codice di condotta approvato, unitamente a impegni vincolanti ed esecutivi del titolare o del responsabile del trattamento nel paese terzo ad applicare garanzie adeguate, anche per quanto riguarda i diritti degli interessati.
Un meccanismo di certificazione approvato, unitamente a impegni vincolanti ed esecutivi del titolare o del responsabile del trattamento nel paese terzo ad applicare garanzie adeguate, compresi i diritti degli interessati.

Diritti e obblighi delle persone autorizzate

Il titolare dispone anche delle cosiddette Persone autorizzate, che hanno accesso ai dati personali e li trattano.

La persona autorizzata ha in particolare il diritto di:

ottenere diritti di accesso ai sistemi informativi di dati personali designati dal titolare nella misura necessaria per svolgere i propri compiti; tale necessità è direttamente determinata dall’inquadramento funzionale, lavorativo o analogo della persona autorizzata,
ricevere una nuova formazione qualora il suo inquadramento lavorativo o funzionale cambi sostanzialmente, modificando significativamente il contenuto delle sue attività lavorative, oppure qualora cambino sostanzialmente le condizioni di trattamento o la portata dei dati personali trattati nell’ambito del suo inquadramento lavorativo o funzionale,
essere esonerata dall’obbligo di riservatezza quando ciò sia necessario per l’esecuzione dei compiti dei tribunali e degli organi competenti in materia penale ai sensi di una legge speciale, oppure nei confronti dell’Autorità per la protezione dei dati personali della Repubblica Slovacca nello svolgimento dei suoi compiti ai sensi della Legge; restano impregiudicate le disposizioni sull’obbligo di riservatezza previste da normative speciali,
effettuare operazioni di trattamento dei dati personali per conto del titolare nella misura necessaria per svolgere i propri compiti lavorativi,
rifiutarsi di eseguire un’istruzione di trattamento dei dati personali contraria alle norme giuridiche vincolanti o al buon costume

La persona autorizzata è tenuta in particolare a:

mantenere la riservatezza sui dati personali con cui viene a contatto; non può utilizzarli neppure per esigenze personali e, senza il consenso del titolare, non può divulgarli, fornirli o renderli accessibili a nessuno; l’obbligo di riservatezza permane anche dopo la cessazione dell’incarico della persona autorizzata o del suo rapporto di lavoro,
garantire un trattamento sicuro dei dati personali,
non utilizzare i dati personali per esigenze personali,
non lavorare con dati personali al di fuori dei locali e delle risorse informatiche appositamente destinati e riservati,
essere istruita e informata sui diritti, sugli obblighi e sulle responsabilità derivanti dalla loro violazione prima di effettuare la prima operazione con dati personali,
raccogliere soltanto i dati personali necessari esclusivamente per lo scopo definito o stabilito dalla Legge; non è consentito raccogliere dati personali con il pretesto di un diverso scopo di trattamento o di un’altra attività,
prima di raccogliere dati personali presso l’interessato, informarlo della denominazione e della sede del titolare, della finalità e della portata del trattamento, della prevista cerchia di terzi ai quali i dati saranno forniti o dei destinatari ai quali saranno resi accessibili, nonché dei paesi terzi, se si prevede o risulta evidente un trasferimento transfrontaliero di dati personali verso tali paesi,
eseguire le operazioni di trattamento consentite soltanto su dati personali corretti, completi e, se necessario, aggiornati rispetto alla finalità del trattamento,
trattare soltanto dati personali coerenti con la finalità del loro trattamento,
trattare soltanto i dati personali con cui è autorizzata a entrare in contatto nell’ambito del proprio rapporto di lavoro o incarico,
trattare i dati personali nel rispetto del buon costume e agire in modo non contrario alla Legge, ad altre norme giuridiche vincolanti e ai pertinenti regolamenti interni del titolare,
assicurare che i dati personali nel sistema informativo siano veritieri, corretti e aggiornati; correggere o integrare senza ingiustificato ritardo i dati personali inesatti o incompleti,
trattare i dati personali soltanto nei locali designati dal titolare e garantirne la riservatezza durante il trattamento,
agire esclusivamente in conformità alle misure tecniche, organizzative e relative al personale adottate dal titolare nei regolamenti interni,
in caso di dubbi sul trattamento dei dati personali, rivolgersi al titolare o al responsabile della protezione dei dati,
distruggere i dati personali contenuti in documenti di lavoro non più necessari (ad esempio, vari file di lavoro o versioni di lavoro di documenti cartacei), mediante disgregazione, cancellazione o distruzione fisica dei supporti materiali, in modo che i dati personali non possano essere riprodotti; ciò non si applica ai dati personali che fanno parte del contenuto dei documenti d’archivio del titolare,
proteggere i documenti e i file ricevuti da perdita, danneggiamento, uso improprio, furto, accesso non autorizzato, comunicazione o altre forme di trattamento non consentite,
collaborare con il responsabile della protezione dei dati personali nell’attività di vigilanza sulla protezione dei dati,
fornire all’organo ispettivo dell’Autorità per la protezione dei dati personali della Repubblica Slovacca la collaborazione necessaria nello svolgimento della sua attività di vigilanza o controllo,
informare il Titolare o il responsabile della protezione dei dati dell’insorgere di un rischio che minacci la protezione dei dati personali e richieda misure eccedenti le competenze della persona autorizzata,
rispettare tutti gli obblighi sui quali è stata istruita,
le altre competenze e gli obblighi della persona autorizzata fanno parte delle «Istruzioni per la persona autorizzata»,
prendere conoscenza della Direttiva organizzativa sul trattamento dei dati personali

Diritti degli interessati in relazione al trattamento dei loro dati

Vogliamo che abbiate il controllo sull’utilizzo dei vostri dati. Ai sensi della legge sulla protezione dei dati personali, disponete di determinati diritti in relazione al loro trattamento. Avete il diritto di sapere:

Quali categorie di dati personali trattiamo
Perché trattiamo i vostri dati personali
Con chi condividiamo i vostri dati personali
Per quanto tempo conserviamo i vostri dati personali o quali sono i criteri per determinare tale periodo
Quali diritti avete
Da dove otteniamo i vostri dati personali (se non li abbiamo raccolti presso di voi)
Se il trattamento comprende processi decisionali automatizzati (la cosiddetta profilazione)
Se i vostri dati personali sono stati trasferiti in un paese al di fuori dell’EEA, come ne garantiamo la protezione

Di seguito è riportato un elenco di questi diritti e del loro significato per voi:

Obbligo di informazione

L’interessato ha il diritto di essere informato, prima della raccolta dei dati personali, sui seguenti elementi:

i dati di contatto dell’eventuale responsabile della protezione dei dati (attualmente non sussiste l’obbligo di nomina);
le finalità del trattamento
la base giuridica del trattamento
se il trattamento si basa sull’articolo 6 par. 1 lett. f) GDPR, gli interessi legittimi perseguiti dal titolare o da terzi;
i destinatari o le categorie di destinatari dei dati personali, se presenti;
il periodo di conservazione dei dati personali oppure, se non è possibile, i criteri per determinarlo;
l’esistenza del diritto di chiedere al titolare l’accesso ai dati personali che riguardano l’interessato e la loro rettifica o cancellazione o la limitazione del trattamento, nonché del diritto di opposizione al trattamento e del diritto alla portabilità dei dati;
se il trattamento si basa sull’articolo 6 par. 1 lett. a) o sull’articolo 9 par. 2 lett. a) GDPR, l’esistenza del diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca;
il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo;
l’indicazione se la comunicazione dei dati personali sia un requisito legale o contrattuale, oppure un requisito necessario per la conclusione di un contratto, se l’interessato sia obbligato a fornire i dati e quali siano le possibili conseguenze della mancata comunicazione;
l’esistenza di eventuali processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione di cui all’articolo 22 par. 1 e 4 GDPR, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché sull’importanza e sulle conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato.

Diritto di accesso dell’interessato ai dati (articolo 15 GDPR)

L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in tal caso, di ottenere l’accesso a tali dati personali.

Diritto di rettifica (articolo 16 GDPR)

L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, ha il diritto di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.

Diritto alla cancellazione (diritto «all’oblio», articolo 17 GDPR)

L’interessato ha inoltre il diritto di ottenere dal titolare la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e il titolare è tenuto a cancellarli senza ingiustificato ritardo se sussiste uno dei seguenti motivi:

i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati;
l’interessato revoca il consenso sul quale si basa il trattamento ai sensi dell’articolo 6 par. 1 lett. a) o dell’articolo 9 par. 2 lett. a), e non sussiste un’altra base giuridica per il trattamento;
l’interessato si oppone al trattamento ai sensi dell’articolo 21 par. 1 e non sussistono motivi legittimi prevalenti per procedere al trattamento, oppure si oppone al trattamento ai sensi dell’articolo 21 par. 2;
i dati personali sono stati trattati illecitamente;
i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare;
i dati personali sono stati raccolti relativamente all’offerta di servizi della società dell’informazione ai sensi dell’articolo 8 par. 1.

Diritto di limitazione del trattamento (articolo 18 GDPR)

L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare la limitazione del trattamento quando ricorre uno dei seguenti casi:

l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare per verificarne l’esattezza;
il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali chiedendo invece che ne sia limitato l’utilizzo;
il titolare non necessita più dei dati personali ai fini del trattamento, ma l’interessato ne ha bisogno per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
l’interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell’articolo 21 par. 1, in attesa della verifica dell’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare rispetto a quelli dell’interessato.

Obbligo di notifica in caso di rettifica o cancellazione dei dati personali o limitazione del trattamento (articolo 19 GDPR)

Il titolare comunica a ciascun destinatario cui siano stati trasmessi i dati personali le rettifiche o cancellazioni dei dati personali o le limitazioni del trattamento effettuate ai sensi dell’articolo 16, dell’articolo 17 par. 1 e dell’articolo 18, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato. Il titolare informa l’interessato di tali destinatari qualora l’interessato lo richieda.

Diritto alla portabilità dei dati (articolo 20 GDPR)

L’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare e di trasmetterli a un altro titolare senza impedimenti da parte del titolare cui li ha forniti, qualora:

il trattamento si basi sul consenso ai sensi dell’articolo 6 par. 1 lett. a) o dell’articolo 9 par. 2 lett. a), oppure su un contratto ai sensi dell’articolo 6 par. 1 lett. b), e
il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati.

Nell’esercizio del diritto alla portabilità dei dati ai sensi del paragrafo 1, l’interessato ha il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare all’altro, ove tecnicamente fattibile.

Diritto di opposizione (articolo 21 GDPR)

L’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla propria situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano effettuato ai sensi dell’articolo 6 par. 1 lett. e) o f), compresa la profilazione basata su tali disposizioni. Se ritenete che il trattamento dei vostri dati personali violi la normativa applicabile, in particolare il regolamento, potete presentare un reclamo a:

Autorità per la protezione dei dati personali all’indirizzo https://www.uoou.sk/ oppure Hraničná 12 820 07 Bratislava 27.

Come esercitare i vostri diritti

Potete esercitare i singoli diritti presso la nostra azienda attraverso il canale di comunicazione che ritenete più adatto. Riceverete risposta tramite lo stesso canale, oppure concorderemo a verbale un canale diverso.

Forniamo gratuitamente tutte le comunicazioni e le risposte relative ai diritti da voi esercitati. Tuttavia, se la richiesta fosse manifestamente infondata o eccessiva, in particolare per il suo carattere ripetitivo, siamo autorizzati ad addebitare un contributo di 20€ che tenga conto dei costi amministrativi sostenuti per fornire le informazioni richieste.

Entro quanto tempo potete attendervi una risposta

Vi forniremo una risposta e, ove opportuno, informazioni sulle misure adottate il prima possibile, comunque entro un mese. Se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste, siamo autorizzati a prorogare il termine di 1 mese. Vi informeremo della proroga indicandone anche il motivo.

Comunicazione di una violazione dei dati personali all’interessato

In qualità di titolare siamo tenuti a comunicare all’interessato senza ingiustificato ritardo una violazione dei dati personali qualora sia probabile che essa presenti un rischio elevato per i diritti e le libertà della persona fisica. La comunicazione deve contenere, con un linguaggio semplice e chiaro, una descrizione della natura della violazione e i dati di contatto del responsabile della protezione dei dati o di un altro punto di contatto presso cui ottenere ulteriori informazioni, una descrizione delle probabili conseguenze della violazione e delle misure adottate o proposte dal titolare per porvi rimedio, comprese, se necessario, le misure per attenuarne i potenziali effetti negativi.

La comunicazione non è richiesta se:

sono state adottate adeguate misure tecniche e organizzative di protezione, applicate ai dati personali interessati dalla violazione, in particolare la cifratura o altre misure che rendano i dati personali incomprensibili a soggetti non autorizzati ad accedervi,
sono state adottate misure successive volte a garantire che il rischio elevato per i diritti e le libertà degli interessati di cui al paragrafo 1 non sia più suscettibile di produrre conseguenze,
richiederebbe sforzi sproporzionati; in tal caso è necessario adottare una misura analoga che garantisca che gli interessati siano informati con la stessa efficacia.

Panoramica di alcune disposizioni normative

Quadro europeo:

Carta dei diritti fondamentali dell’UNIONE EUROPEA
Regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio UE 2016/679 del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e alla libera circolazione di tali dati, che abroga la direttiva 95/46 / ES (regolamento generale sulla protezione dei dati, GDPR)

Normativa nazionale:

Costituzione della Repubblica Slovacca (pubblicata con il n. 460/1992 Zb.)
legge n. 18/2018 Z. z. sulla protezione dei dati personali

Domande e reclami

Se avete domande o dubbi sul trattamento dei vostri dati personali oppure desiderate esercitare uno dei diritti derivanti dalla presente informativa, potete contattare la Persona di contatto sopra indicata. Per domande e reclami potete inoltre rivolgervi a:

Indirizzo dell’Autorità di controllo:

Autorità per la protezione dei dati personali

Hraničná 12

820 07, Bratislava 27

Repubblica Slovacca

E-mail generale: statny.dozor@pdp.gov.sk

Modifiche alla presente informativa

Qualora dovessero intervenire modifiche che vi riguardano (ad esempio, se volessimo trattare i vostri dati personali per finalità diverse da quelle sopra indicate), vi informeremo prima che entrino in vigore.